Бухгалтерские счета по назначению и структуре делятся на следующие группы:

– Основные счета – предназначены для учета хозяйственных средств и их источников.

– Регулирующие – уточняют оценку некоторых основных счетов (02, 05). Например, счет 02 регулирует счет 01, в бухгалтерском балансе сумма основных средств показывается по остаточной стоимости (01 – 02).

– Распределительные – счета для собирания расходов и их распределения (25, 26 – счета в конце месяца закрываются (не имеют остатка)), а так же счета для распределения доходов и расходов между отчетными периодами для равномерного включения их и отражения в чете (96, 97, 98).

– Калькуляционные – предназначены для учета затрат связанных с выпуском продукции, выполнением работ. оказанием услуг (20, 23 – по ДТ этих счетов собираются затраты, а по КТ списывается фактическая себестоимость завершенной производством продукции выполненных работ и оказанием услуг).

– Сопоставляющие – предназначены для получения результата деятельности организации или результата деятельности отдельных хозяйственных процессов и определенных результатов по ним (90, 91, 99).

– Забалансовые – отражаются средства, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее во временном пользовании.

4.7 План счетов БУ

План счетов по своему содержанию включает в себя балансовые и забалансовые счета.

Балансовые счета сгруппированы в 8 разделах. К каждому балансовому и забалансовому счету в плане счетов присвоен определенный номер, который называется кодом или шифром счета.

Шифры балансовых счетов двузначные, забалансовых – трехзначные.

Для правильного применения плана счетов в БУ разработана инструкция. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов, раскрыты их структура и назначение, а так же порядок, наиболее распространенных операций.

При организации БУ нет необходимости использовать все синтетические счета, которые приведены в плане счетов.

Каждая организация выбирает те синтетические счета, которые ему нужны для постановки БУ, т.е. каждое предприятие разрабатывает рабочий план счетов, который является приложением к учетной политики организации.

5. Документация и инвентаризация

5.1 Понятие о документации и документы в обороте

Документация является основой БУ и заключается в сложном, непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.

Бухгалтерская документация – письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственных операции или о праве на ее совершение. Характер хозяйственных операций разнообразен, поэтому содержание и форма применяемых документов не одинаковы.

Основные требования к оформлению первичных документов закреплены в законе «О бухгалтерском учете».

При оформлении документа различают обязательные и дополнительные реквизиты.

К обязательным реквизитам относятся:

1. Наименование документа

2. Дата составления

3. Наименование организации, от имен которой составлен документ

4. Содержание хозяйственной операции

5. Измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документа.

В условиях автоматизированной обработки учетной информации реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

В первичных учетных документах должны быть обозначены сведения необходимые для понимания хозяйственной операции. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, утвержденным постановлением ГОСКОМСТАТА России.

Если же предприятие самостоятельно разрабатывает формы документов (по которым нет унифицированных форм), то такие документы должны быть приложены к учетной политике организации.

Денежные документы, а так же документы, подтверждающие финансовые и кредитные обязательства организации без подписи главного бухгалтера не действительны и не должны приниматься к исполнению.

При возникновении разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, при этом всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций несет руководитель организации.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляют следующим образом: неправильный текс или сумму зачеркивают одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ним делают правильную запись. А в исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц составившего документ.

В кассовых и банковских первичных документах исправление не допускается, если в этих документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В организации документы проходят несколько этапов:

1. Создание или получение.

2. Принятие к учету.

3. Обработка к отражению операции в БУ.

4. Передача в архив.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до передачи его в архив.

Правила документооборота и технологии учетной информации утверждают в виде графика документооборота, который является приложением к учетной политике организации.

5.2 Инвентаризация, ее виды, роль и значение

В целях обеспечения достоверности БУ и отчетности в организациях проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации, не зависимо от его места нахождения, и все виды финансовых обязательств.

Кроме того инвентаризации подлежат производственные записи и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но которые числятся в БУ (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.д.), а имущество неучтенное по каким-либо причинам.

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

1. При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продажи.

2. Перед составлением годовой отчетности (кроме имущества и финансовых обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

3. При смене материально-ответственного лица.

4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

5. В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций.

6. При реорганизации или ликвидации организации перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и неплановые инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводят согласно графику в заранее намеченные сроки.

Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя или выше стоящих организаций, следственных и других контрольных органов в случаях особой необходимости.

По полноте обхвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации.

Полную инвентаризацию проводят в предусмотренные сроки, при этом проверяют не только товарно-материальные ценности и денежные средства, но и правильность расчетов с другими юридическими и физическими Лизами, выверяют сальдо по другим статьям баланса (например, в связи с составлением годовой отчетности).

При частичной инвентаризации проверке подлежит лишь часть ценностей.

Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичной, их проводят на складах, производственных цехах и других структурных подразделений организации, где ведется натуральный учет по отдельным наименованиям ТМЦ.

Сплошные инвентаризации проводят одновременно в ряде организаций одной системы во всех структурных подразделениях одной организации.

Правильно организованная инвентаризация служит средством контроля за работой МОЛ, помогает не только скрывать, но и предупреждать возможные недостачи ТМЦ. В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки ценностей или их недостачи.

При выявлении излишков оформляются следующие бухгалтерские записи:

При выявлении недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и в БУ должны быть оформлены следующие записи:

Счет 94 не должен иметь остаток, поэтому недостача может быть списана:

Пример: Выявлена недостача материалов на 100 рублей, в т.ч. в пределах норм естественной убыли – 20 рублей, остальная сумма отнесена на виновное лицо.

При внесение МОЛ суммы в кассу предприятия будет оформлена следующая запись:

6. Учет хозяйственных процессов

6.1 Учет процесса снабжения

В процессе снабжения организации покупают у поставщиков различные материалы, сырье, топливо и другие предметы труда, необходимые им для изготовления продукции, выполнения различного рода работ или оказания услуг.

Материалы в учете и отчетности отражаются по фактической себестоимости их приобретения.

Фактическая себестоимость материалов складываются из покупной стоимости и ТЗР.

ТЗР включают в себя расходы на транспортировку, хранение и доставку материалов на склад организации, а так же комиссионные вознаграждения и другие аналогичные расходы, связанные с изготовлением материалов. В себестоимость материалов не включается НДС.

Организации при формировании учетной политики имеет право самостоятельно определять способ учета приобретения материалов.