Контрольная работа
- Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:
- ручная ИТ;
- механическая ИТ;
- электрическая ИТ;
- электронная:
- появление больших ЭВМ в конце 70-х;
- появление больших ЭВМ в конце 80-х.
Особенность современных ИТ:
- Распределённая компьютерная техника;
- Дружественное программное обеспечение;
- Развитые коммуникации;
- Развитие сети Internet.
Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.
- Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
- организационная;
- распорядительная;
- организационная;
- информационно-справочная;
- по личному составу;
- плановая.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
- Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.
В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:
- Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции документов:
- сканирование документов;
- запись на сервер;
- классификация документов;
- передача изображений на рабочую станцию;
- поиск изображений по отдельным элементам;
- рассылка и печать.
- Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
- сканирование;
- распознавание текста;
- форматирование в текстовый файл.
2 вида систем распознавания символов:
- обучаемые (FineReader);
- интеллектуальные (Cunei Form).
- Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
- индексирование документов
- полнотекстовый поиск по ключевым словам;
- ассемблирование документов;
- организация доступа к документу независимо от места его хранения;
- защита данных;
- организация выдачи и возврата документа;
- контроль версии документа;
- рассылка документа.
Пример: Documentum.
- Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
Основные функции:
- электронная почта;
- поддержка видеоконференций;
- управление изображениями;
- совместное использование документов;
- маршрутизация;
- календарное планирование.
Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело
- Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.
Основные функции:
- описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
- организация хранения документов и возможность их просмотра;
- организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
- ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
- установка прав на работу с документами;
- контроль исполнения документа;
- поддержка коллективной работы с документом.
Пример: Staff Ware.
- Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры любых моделей;
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
- устройства передачи данных и линий связи;
- оргтехника и устройства автоматического съема информации;
- эксплуатационные материалы и др.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
- построить распределенные хранилища информации (базы данных);
- расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
- повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
- создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
- снизить стоимость обработки информации.
Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.
В распределенных системах используются три интегрированные технологии.
- Технология «клиент – сервер».
- Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
- Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
- Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.
Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).
Основные функции текстовых процессоров:
- Ввод и форматирование текста
- Хранение и воспроизведение
- Разметка
- Редактирование
- Верстка
- Печать
- Орфография
- Деловая графика
Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:
- Мастер создания писем.
- Фоновая проверка грамматики.
- Средства рисования таблиц.
- Решение для Internet-Intronet:
- гипертекстовые ссылки
- создание HTML страниц
- Инструментарий для коллективной работы.
- Электронная почта, списки-ссылки.
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
Новые функции Excel-2000
- Автокоррекция при вводе формул
- Настраиваемые ячейки
- Новые показатели
- Наглядная печать
- Многоступенчатая отмена
- Решение для Internet-Intronet
- Web-запросы
- Многопользовательский режим работы
- Импорт из HTML формата
- Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.
Типы структур БД:
- Линейные списки.
- Цепной список.
- Инвертированный файл.
- Индексный файл.
Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.
Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).
Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.
Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:
- Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).
- Управление доступом информации:
- идентификация пользователя;
- авторизация (проверка полномочий);
- регистрация обращения к защищенным ресурсам;
- реагирование системы при попытках несанкционированных действий.
- Механизм шифрования.
- Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.
- Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.
- Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.
- Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации
Основные отличия ГВС и ЛВС:
ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).
ГВС – общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналы связи.
INTERNET – новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.
Имеется два типа доступа в INTERNET.
- Режим Shell.
К интерфейсу подключается только ПК провайдера.
Основные черты:
– пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).
– К Internet подключен только ПК провайдера.
- SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)
– ПК пользователя становится частью Internet.
– провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet
Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.
Список литературы
- Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003.
- Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005
- Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.
- Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.