Электронные документы

Делопроизводство

Электронные документы

By Oleg
On

Курсовая работа

СОДЕРЖАНИЕ:

Стр.
Введение 3
1.Носитель информации 6
1.1 Магнитный документ 6
1.2 Оптический документ 8
2.Копия, дубликат и подлинник электронного документа 14
3.Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации
19
4.Организация хранения документов 38
4.1. Систематизация документов 38
4.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме 41
4.3. Архивное хранение 43
Заключение 47
Список источников 48
Список использованной литературы 48

ВВЕДЕНИЕ

Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

  1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
  2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками.
  3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

  • средства для создания и обработки информации в электронной форме;
  • средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
  • система передачи данных между пользователями;
  • средства для получения твердой копии архивных данных;
  • собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

  1. НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

 

1.1 МАГНИТНЫЙ ДОКУМЕНТ

 

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента – носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта – носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) – это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные (диаметр 203 мм), мини-диски (диаметр 133 мм), микродиски (диаметр 89; 82,5; 76,2 мм). В настоящее время большая часть информации распространяется на микродисках (стандартными для ПЭВМ являются микродиски с диаметром 89 мм).

Магнитные диски различаются также и по техническим характеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, то есть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит от двух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретной конструкции дискеты плотности записи.

В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

Информация записывается и хранится на концентрических дорожках, которые делятся на сектора.

Малое время доступа по методу произвольной выборки (менее 1 сек) и большая скорость обмена данными с диском (250000 бит/сек) дают существенные преимущества гибкого диска по сравнению с любыми ленточными магнитными носителями информации.

Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Различают два вида жестких магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) – встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) – пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска – время доступа к информации.

1.2 ОПТИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ

 

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ – это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Преимущества оптических документов в сложившейся системе технически кодированных документов приведены в таблице.

Тип устройства Емкость, Мбайт Время поиска
Гибкие диски 1,2-1,44 Сотни миллисекунд (мс)
Винчестер 120-2000 10-20 мс
Стримеры Несколько секунд
CD-ROM 650 200-400 мс
WORM 128-2500 От 35 мс

 

Оптический диск. Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск – материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. При этом формируются микроскопические углубления или ямки (питы), образующие в совокупности спиральные или кольцевые дорожки с записью звука (оптические аудиодиски), изображения (оптические видеодиски) или различной текстовой информации. Плотность записи свыше 108 бит/см2.

Оптический диск – это оптический (лазерный) носитель информации диаметром 8-12 см (4,5”), толщиной – 1,2 мм.

Первые оптические диски начали появляться еще в первой половине 50-х годов (СОМ – computer output microfilm – компьютер, производящий микрофильм). В 1962 г. в США были осуществлены первые разработки в области оптических дисков, которые начали внедряться в промышленность в начале 1970-х годов. Однако широкое промышленное производство обоих видов оптических дисков (компактные и цифровые) началось только в 1980-е годы и продолжается по сей день. Первое поколение цифровых оптических дисков появилось в 1983 г. Один диск содержал от 25 до 50 тыс. страниц текста формата А4 в факсимильном виде. Последующее поколение дисков, разработанных в 1985 г., вмещает до 1 млн страниц текста. В настоящее время известно свыше десятка разновидностей таких дисков.

Диаметр оптического диска чаще всего 305 мм. Информацию записывают в кодированной форме (двоичный код). Емкость диска зависит от технологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А4. И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информации лишь на 60-70%.

Объектами хранения на оптических дисках могут быть: энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари, нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающих и игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификаций выпускается свыше 600 изданий. Половину из них составляют библиографические указатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т. д., составляют до 20% изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективная отрасль применения дисков – автоматизированные информационные поисковые системы.

По емкости носителя информации диски делятся на три вида:

  • большой емкости (свыше 2´109 байт) – для использования в качестве архивов данных, проходящих через ЭВМ;
  • средней емкости (7´108 — 2´109 байт) – для хранения текстовой и изобразительной информации;
  • компактные диски (емкость до 7´108 байт) – для микро-ЭВМ.

В зависимости от возможности использования для записи и считывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные для записи информации непосредственно пользователем и ее хранения, — WORM (Write Once Read Many), и накопители, рассчитанные только на чтение информации, — CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory – компакт-диск, только для чтения). Накопители WORM подразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски – CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана и считана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 года начато производство DVD-дисков.

Внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документной информации.

Аудио компакт-диск – это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.

Первые музыкальные оптические компакт-диски были выпущены в 1982 г. Пластина имеет диаметр 120 мм, толщину 1,2 мм и массу 10 г, длительность звучания – 1 час. К концу 1987 г. в мире было выпущено уже около 30 млн лазерных проигрывателей и более 450 млн компакт-дисков с музыкальными произведениями.

Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.

Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.

Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.

CD-ROM – наиболее распространенный вид оптических дисков для использования в персональных компьютерах.

CD-ROM – компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.

CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных и представляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.

На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, что равно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт, эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.

CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика – меню – гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).

CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрам почти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства для считывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используются различные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающее устройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.

Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще одна особенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Для жестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данных приблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.

Диски CD-ROM важны для библиотек и информационных центров в виду огромной емкости хранимой информации.

CD-ROM – наибольшее продвижение в технике печатания со времен Гуттенберга. Диск может содержать большие массивы данных – текст, рисунки, звук, мультипликацию – и при этом производиться быстро и в больших количествах.

Весьма полезной для библиотек является возможность сетевого использования CD-ROM. В отличие от бумажных или магнитных носителей CD-ROM прочен (долговечен); диск, произведенный в настоящее время, будет без всякой специальной обработки или специальных условий хранения 50-100 лет читаем и безошибочен.

  1. КОПИЯ, ДУБЛИКАТ И ПОДЛИННИК

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе. Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими традиционными представлениями о документе. Эта структура зависит от способа размещения данных на машинных носителях, а также от программных и технических средств.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать, то есть изменяться по мере научно-технического прогресса в сфере техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники электронную запись невозможно будет прочесть.

Специалисты выделяют три составляющих электронного документа:

  1. содержание – информация, которая документируется;
  2. атрибуция и определение деловых процессов, связанных с документированием, то есть реквизиты, в которых фиксируются разнообразные моменты создания и функционирования документа (контекст);
  3. данные технологического характера, необходимые программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека (декодированном) виде (метаданные).

Вопрос о копийности электронного документа важен в первую очередь с правовой точки зрения.

Как современные специалисты рассматривают понятия подлинник, дубликат, копия документа? Ответ во многом зависит от того, что подразумевается под документом, материальный объект или зафиксированная информация. Если имеют в виду объект, то одним из условий при определении статуса документа является его фиксация на отдельном носителе информации. Именно с этих позиций рассматривает электронный документ ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Согласно этому ГОСТу подлинник и дубликат отличаются лишь своими реквизитами, прямо указывающими на статус документа и на время записи. Подлинник – это первая по времени запись документа на машинном носителе. Дубликат – это все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе. Но при этом остается неясно, должны ли подлинник и дубликат записываться на разные носители или допускается запись на один носитель.

Копии документа на машинном носителе аутентичны подлиннику или дубликату по содержанию, но отличаются от них, как указанными реквизитами, так и тем, что являются документами, переписанными с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации. Из этого ясно, что идентифицирует копию то, что она переписана с подлинника или дубликата или то, что она переписана на другой носитель или и то и другое. В данной ситуации во избежание терминологической путаницы и противоречий законодательным и нормативно-правовым актам следует, прежде всего, иметь в виду, что запись информации производится один раз и сразу на жесткий диск. Именно этот электронный документ следует считать подлинником.

Дубликаты электронного документа можно получить, если делать последовательно несколько записей из оперативной памяти компьютера в том числе на внешние носители. Это будут документы с одинаковым временем создания, но разным временем записи. А любую перезапись уже существующих документов, а тем более на внешние носители информации, надо рассматривать как создание копии документа. Однако, в таком случае, подлинник, записанный на жесткий диск, оказывается непереносимым или «нетранспортабельным».

Информационный обмен следует расценивать как передачу и получение по сетям или с помощью внешних носителей не самого электронного документа, а его копии. Таким образом, с правовой точки зрения такие учреждения как суды и архивы в своей деятельности будут оперировать документами «далекими от оригинала».

Сложной представляется проблема идентификации копий электронного документа (если название файла не указывает на его статус). О статусе электронного документа проще всего узнать по его реквизитам. Но ведение реквизитов возможно лишь в информационных системах, которые были специально разработаны для управления электронным документооборотом. Проблема возникает, когда с их помощью копируют документы, созданные в программных продуктах 5- 6-летней давности, так как возникают копии совершенно идентичные по реквизитам файла. Возникает вопрос, что это: подлинник, дубликат, копия?

Современные офисные программы продуцируют более совершенные электронные документы. В их состав входит диалоговое окно с реквизитами, характеризующими время открытия и время создания документа, адресацию файла на носителе информации, а также время первой и последней записи в файл. По этим реквизитам можно установить всю последовательность копирования завершенного документа.

Из оперативной памяти возможна запись лишь одного документа – подлинника. Все остальные записи будут копийные. Если копирование происходило через диспетчер файлов, возникают дубликаты документов, так как изменяются адресация и время первой записи. Если копировали непосредственно из прикладной программы, появляются копии документов, так как меняются все реквизиты за исключением времени первой записи.

Таким образом, различие между подлинником и дубликатом определяется по времени записи на носитель, а между дубликатом и копией – по времени открытия и времени создания документа.

Характерно, что разработчики программного обеспечения рассматривают электронные документы с информационной, а не с объектной точки зрения. Для них не имеет значения на одном носителе записаны его копии или на нескольких. Главное, чтобы запись производилась в разных директориях.

В целом, отношения между подлинником электронного документа, его дубликатом и копией должны быть чисто формальными, зависящими только от времени фиксации на носителе информации. Однако остается вопрос о компетенции при создании и передаче дубликатов и копий документов. Создание дубликата документа находится в исключительной компетенции той организации, которая создает подлинник. Это гарантировано набором необходимых делопроизводственных реквизитов, то есть бланков документов, виз, печати, подписи ответственного лица. Не всякая организация или лицо имеет право создавать копии документов, что также гарантируется набором реквизитов, речь идет о выработке системы реквизитов для идентификации электронных документов. Проблема состоит в том, где и как следует размещать эти реквизиты. Если их инкорпорировать в сам файл, содержащий документ, то при их изменении нарушится целостность документа, то есть изменится время его создания, а значит исчезнет гарантия его аутентичности. Пока что производители систем электронного делопроизводства идут по пути создания диалоговых окон со свойствами документа.

Мир информационных технологий очень подвижен. Удвоение мощности компьютеров происходит каждые 5 лет, а полная смена программно-аппаратных средств – через 10-12 лет. В этих условиях единственный способ сохранить информацию, переводить ее в новые, более современные технологии, что ведет к значительному изменению метаданных документа. Специалисты этот процесс называют «миграцией» данных.

При изменении метаданных для того, чтобы по прежнему представлять содержание и контекст электронного документа, безусловно, создается его копия, то есть новый документ с дополнительными реквизитами. Подобная «миграционная копия» может получиться:

  1. разного качества;
  2. с разной степенью приближения к оригиналу.

Ошибки при переводе информации из одного формата в другие всегда вероятны, а методы их выявления в настоящее время несовершенны. Поэтому отношение к таким копиям настороженное. Прежде всего это касается архивистов и правоведов. Тем не менее, если при проверке оказывается, что содержание и контекст документа не исказились, можно вполне признать за «миграционной копией» права заверенной копии. Это означает, что архивисты получают правовую основу для долговременного хранения электронных документов, но не в виде оригинала, а в виде «миграционной копии».

  1. ФОРМИРОВАНИЕ ПОНЯТИЙ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ» И «ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ» В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ АКТАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно.

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

20 апреля 1981 года Государственный комитет по науке и технике СССР Постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В этом акте утверждалось, что «…документ на машинном носителе используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними» (п. 3). При заключении предприятиями договора об обмене документами на машинных носителях им предписывалось устанавливать дополнительные реквизиты, которые должны были отражаться на человекочитаемых копиях магнитных документов (п. 22). Таким образом, была предпринята попытка регламентации порядка работы с новым типом документов путем создания различных нормативных актов в отдельных отраслях деятельности общества.

Но первым решением этой задачи на ином общегосударственном уровне можно считать принятие Государственным комитетом СССР по стандартизации ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» 9 октября 1984 года. Этот Государственный стандарт впоследствии являлся основным нормативно-методическим документом, регулирующим использование этих документов в различных областях. Рассматриваемый нормативный акт установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Согласно статье 2.1, документ на машинном носителе должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, утвердившего документ. Последний реквизит в соответствии со статьей 2.8 должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме, или лица, утвердившего такой документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе. Необходимо также наличие технических и программных средств и организационных условий, исключающих возможность пользования чужими кодами. Таким образом, по аналогии с подписанием традиционных документов на бумажном носителе для документов на машинном носителе рекомендовалось использование специального кода создателя документа или ответственного лица.

В сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86)», которые установили порядок внедрения и применения ГОСТ в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях.

Глава 2 «Требования к подлинникам документов» определяет, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты) (п. 2.1). Создание документов на машинных носителях и машинограммах может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

В принятой в 1991 году «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» мы встречаем определения терминов – «машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты» и «машинограмма – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке» (глава 2.3.3).

В 1992 году появляется еще один заметный нормативно-методический документ «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», который также содержит определение термина «машинограмма – документ, созданный при помощи средств вычислительной техники и оформленный на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и может использоваться на равных основаниях с машинописными документами».

Кроме того, статья 3.6 «Автоматизация документирования» говорит о допустимости применения автоматизированных технологий в документировании деятельности соответствующих организаций. Таким образом, мы видим, что в нормативно-методических актах постепенно закрепляется возможность использования документов на машинных носителях и машинограммах в деятельности определенного круга организаций и учреждений, а также некоторые общие определения.

И только в мае 1994 года были приняты два Государственных стандарта – ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма» и ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция хэширования», которые закрепили определенную технологию создания электронной цифровой подписи. Первый из вышеперечисленных Государственных стандартов устанавливает процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи сообщений (документов), передаваемых незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения на базе асимметричного криптографического алгоритма с применением функции хэширования. Внедрение системы электронной цифровой подписи на базе настоящего стандарта обеспечивает защиту передаваемых сообщений от подделки, искажения и однозначно позволяет доказательно подтвердить подпись лица, подписавшего сообщение.

Система электронной цифровой подписи базируется на методах криптографической защиты данных с использованием хэш-функции. Алгоритм и процедура вычисления хэш-функции изложены в ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция хэширования». Функция хэширования заключается в сопоставлении произвольного набора данных в виде последовательности двоичных символов и его образа фиксированной небольшой длины, что позволяет использовать эту функцию в процедуре электронной цифровой подписи для сокращения времени создания и проверки подписи.

Вслед за принятием государственных стандартов Российской Федерации возникла необходимость урегулировать использование документов в электронной форме в качестве судебных доказательств. В связи с этим было издано письмо Высшего арбитражного суда РФ от 19 августа 1994 года № С1-7/ОП-587 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике», где подтверждалась возможность принятия в качестве доказательств документов, изготовленных и подписанных электронной цифровой подписью, при наличии в договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказательства подлинности договора и достоверности подписей. В письме Высшего арбитражного суда РФ от 7 июня 1995 года № С1-7/03-316 установлено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Что же касается именно вопросов законодательного регулирования Электронных документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

В статье 2 рассматриваемого закона предложены основные термины и определения. Наибольший интерес представляют толкования терминов «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» и «информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

В статье 5 «Документирование информации» рассматриваются вопросы юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5).

Таким образом, электронная цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет реализовать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.

Согласно п. 4 ст. 5 рассматриваемого закона, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 11 апреля 2000 года № 326 «О лицензировании отдельных видов деятельности» определило, что лицензирование деятельности по удостоверению идентичности электронной цифровой подписи должно осуществляться Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте РФ.

В обязанности этой организации входит также сертификация шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации (электронная подпись). Согласно Указу Президента РФ от 3 апреля 1995 года № 334 «О мерах по соблюдению законности в области разработки, производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрования информации», запрещается использование государственными органами и предприятиями в информационно-телекоммуникационных системах шифровальных средств, включая криптографические средства обеспечения подлинности информации, и защищенных технических средств хранения, обработки и передачи информации, не имеющих сертификата Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, а также размещение государственных заказов на предприятиях, в организациях, использующих указанные технические и шифровальные средства, но не имеющие соответствующего сертификата.

После принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Поэтому 4 июля 1996 года был принят Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене», целями которого являются: создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, а также защита интересов государства, прав и свобод юридических и физических лиц при осуществлении международного информационного обмена.

Термины «документированная информация (документ)» и «информационные ресурсы» определяются в точности, как и в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации».

Применительно к гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования электронных документов и электронной подписи содержатся в Гражданском кодексе РФ. В статье 160 закреплены требования к письменной форме сделок. В соответствии с п. 2 указанной статьи использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, гражданское законодательство допускает использование электронно-цифровой подписи, но не конкретизирует указанное положение, а только устанавливает, что специальное регулирование должно осуществляться законами и иными правовыми актами, либо специальным соглашением сторон.

Статья 434 Гражданского кодекса РФ «Форма договора» устанавливает, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок. В соответствии с п. 2 ст. 434 договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Важным положением является норма о том, что допускается заключение договора путем обмена документами при помощи электронной связи. Однако при этом должна быть возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

С принятием второй части Гражданского кодекса РФ стало возможным использовать электронные средства платежа при расчетах. В соответствии со ст. 847 п. 3 договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.

В отсутствии специальных законодательных норм Центральный банк РФ издал ряд нормативных документов, позволяющих использовать электронные платежные документы в практической деятельности.

В частности, было издано Временное положение от 12 марта 1998 года № 20-П «О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России». Положение устанавливает правила обмена электронными документами и пакетами электронных документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России, между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России.

В главе 1 рассматриваемого нормативно-методического акта приведены основные определения. В качестве электронных документов рассматриваются электронные платежные и служебно-информационные документы. Под электронным платежным документом (ЭПД) понимается «…документ, являющийся основанием для совершения операций по счетам кредитных организаций (филиалов) и других клиентов Банка России, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью и имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенными оттиском печати».

В качестве электронного служебно-информационного документа (ЭСИД) рассматривается «…документ, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам, открытым в учреждениях Банка России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением кредитов, и т. д.)».

Помимо этого, в Положении предлагается и такой термин, как «пакет электронных документов – один или более ЭПД и/или ЭСИД, подписанных электронной цифровой подписью, при этом каждый ЭПД и/или ЭСИД не подписывается электронной цифровой подписью». Появление такого термина обусловлено спецификой обмена электронными документами в этой области.

Как очевидно из вышеперечисленных определений, неотъемлемым реквизитом электронных платежных документов и электронных справочно-информационных документов является электронная цифровая подпись, которая понимается как «…вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронная цифровая подпись позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу и является обязательной частью электронного документа или пакета электронных документов».

Подлинность электронного документа или пакета электронных документов считается установленной при положительном результате проверки электронной цифровой подписи зарегистрированного владельца, позволяющем установить факт неизменности содержания электронного документа или пакета электронных документов, включая все его реквизиты.

Интересно, что порядок хранения и уничтожения электронных документов устанавливается исходя из правил для хранения и уничтожения таких документов на бумажных носителях. Помимо входящих и исходящих электронных документов хранятся и средства проверки правильности электронной цифровой подписи. Уничтожение электронных документов должно происходить по истечении срока их хранения одновременно с их копиями на бумажных носителях (ст. 8).

Безусловно, нельзя оставить без внимания и один из последних Государственных стандартов по делопроизводству и архивному делу – ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором дан перечень основных терминов и определений в данных областях, обязательных для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В п. 3 рассматриваемого Государственного стандарта дано определение термина «документ, документированная информация», который понимается как «…зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В качестве «носителя документированной информации» подразумевается «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде» (п. 5).

А документ на машинном носителе определяется как «…документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной» (п. 17).

Следующим шагом стало утверждение «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 27 ноября 2000 года, которая явилась новой редакцией «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, а также совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Интересно отметить, что положения новой типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, что можно считать прогрессивным шагом в условиях современного общества. Но автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа (п. 1.4 глава 1). Таким образом, несмотря на то, что в рассматриваемой Типовой инструкции не фигурирует термин «электронный документ», подразумевается, что ее положения, направленные на документы на бумажном носителе, справедливы и для документов в электронном формате.

Например, статья 6.2 «Организация доставки документов» содержит п. 6.2.1 о том, что доставка документов в федеральные органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте (п. 6.2.2).

Особый интерес представляет статья 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», в которой говорится о том, что «…электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения» (п. 6.6.2). Далее в п. 6.6.3 регламентируется сам процесс работы с такими документами «осуществляется через эти почтовые ящики».

Таким образом, рассмотренные положения Типовой инструкции позволили определить некоторые практические моменты использования электронных документов в практической деятельности органов исполнительной власти, что было непросто при отсутствии соответствующей законодательной базы.

Безусловно, нельзя оставить без внимания законодательные акты и нормативные документы, устанавливающие порядок работы в различных отраслях, но так или иначе содержащие нормы, регламентирующие деятельность с информацией на электронных носителях в отраслевых правовых отношениях.

В январе 2001 года появилось Постановление Пенсионного фонда Российской Федерации «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Постановление содержит Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и обязует соответствующие организации использовать для защиты информации, передаваемой в электронной форме, средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи «Верба-О/ОW».

Таким образом, создается закрытая информационная система для обмена электронными документами между юридическими, физическими лицами и организациями Пенсионного фонда РФ.

В статье 2 рассматриваемого Положения предлагаются определения терминов: «электронный документ – информация, представленная в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа», «электронная цифровая подпись – последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования исходной информации, которая позволяет подтверждать целостность и неизменность этой информации, а также ее авторство».

В рассмотренном Положении мы видим нестандартное определение термина «электронный документ» с точки зрения специалиста-документоведа, содержащее в основном технические моменты, а также определенные требования к технологии подписания электронных документов, что дает возможности для скорейшего внедрения новой технологии работы с документами в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», принятый в августе 2001 года, в статье 17 устанавливает обязательность лицензирования деятельности по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи, регистрации владельцев электронной цифровой подписи, оказанию услуг, связанных с использованием и подтверждением подлинности электронной цифровой подписи.

Кроме того, предусмотрено лицензирование деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств; по их техническому обслуживанию и по предоставлению услуг в области шифрования информации.

Несколько позже, 28 декабря 2001года, был принят Федеральный закон «О внесении изменений в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации», в соответствии с положениями которого разрешается предоставлять налоговую отчетность в электронном виде, отсылая ее в органы государственной налоговой службы по электронной почте.

После нескольких лет обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе21. Сфера применения рассматриваемого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Возможность применения положений закона к иным отношениям ставится в зависимость от наличия соответствующих норм в иных законодательных актах.

В статье 3 рассматриваемого закона определяются основные понятия. Термин «электронный документ» трактуется в самом общем смысле – «…документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Главной особенностью этого термина специалисты считают отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. Один и тот же документ может существовать на разных носителях, поэтому к нему не применимы такие понятия, как оригинал и копия. Все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматриваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания. А в качестве копии электронного документа может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.

Для подтверждения достоверности электронного документа используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». Таким образом, создатели российского закона прямо указывают на то, что электронная цифровая подпись может создаваться только с использованием криптографической технологии. Действие закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, в том числе и электронных (шифры, коды, пароли и так далее).

Важнейший вопрос юридической силы электронной цифровой подписи изложен в статье 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи». Согласно п. 1 ст. 4, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Рассматриваемый закон впервые закрепляет на законодательном уровне правовой институт удостоверяющих центров. Глава 3 полностью посвящена деятельности удостоверяющих центров, то есть созданию специальной инфраструктуры для использования электронных цифровых подписей в электронных документах.

В главе 4 рассматриваемого закона «Особенности использования электронной цифровой подписи» закрепляется возможность ее использования в сфере государственного управления (ст. 16). Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов.

Особое внимание хотелось бы обратить на статью 19, положения которой позволяют использовать электронную цифровую подпись для заверения документов с печатью при переводе их с бумажного носителя на электронный. Таким образом, в российском законодательстве впервые предпринимается попытка отказа от реквизита «печать» и замещения его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписи, которая в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать».

Очевидно, что принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» позволило на законодательном уровне определить основные понятия, такие как «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов. Но практическое применение положений закона невозможно без создания соответствующей инфраструктуры удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа.

Вступление в силу Закона «Об электронной цифровой подписи» показало необходимость внесения изменений в некоторые действующие законы. Например, в статью 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете», принятого Государственной думой 23 февраля 1996 года, был внесен пункт 6, содержащий положение о том, что «…при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Последней редакцией рассматриваемого закона от 28 марта 2002 года допускается передача бухгалтерской отчетности пользователю по телекоммуникационным каналам связи. При получении такой отчетности пользователь обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде (ст. 15 п. 5).

В первой редакции Закона «О бухгалтерском учете» закреплялось лишь положение о том, что «…первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В этом случае организация была обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и для контролирующих органов» (ст. 9 п. 7).

Практически сразу после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», закрепившего понятие «электронный документ», были приняты «Основные правила работы архивов организаций» – нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с разными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая уже и электронные документы.

Правила позволяют создавать архивы документации на электронных носителях и осуществлять прием электронных документов обычными архивами организаций, которые обязаны обеспечивать сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение (п. 1.3.4).

Храниться электронные документы могут или в архиве организации, или в специальном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Но обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи; обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации (ст. 4.4.2.5).

Важным моментом является и то, что при подготовке электронных документов для сдачи в архив необходимо подготовить полный комплект сопроводительной документации, которая должна включать помимо традиционных и некоторые специальные пункты: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. д.), объем документа (ст. 2.3.5).

Предельный срок временного хранения архивных документов в организации устанавливается одинаковый для всех документов на машинных носителях – пять лет. Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, но помимо общих критериев должны учитываться и некоторые специальные, такие как: стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат, наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.

Через некоторое время после принятия основополагающего Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» Министерством по налогам и сборам был утвержден «Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи», что являлось необходимым для выполнения измененных положений Налогового кодекса Российской Федерации. В соответствии с п. 1.4 Порядка, представление налоговой декларации в электронном виде осуществляется по желанию налогоплательщика и при наличии у налогового органа технических возможностей для ее приема и обработки.

Принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» оказало влияние и на регулирование деятельности отдельных субъектов Федерации. В качестве примера можно рассмотреть Постановление правительства Москвы от 8 октября 2002 года № 836-ПП «Об утверждении Положения о Реестре объектов собственности города Москвы в жилищной сфере как составной части Единого реестра собственности города Москвы и порядке его ведения».

Ведение такого Реестра производится в электронном виде с использованием средств электронной цифровой подписи. Программно-техническое сопровождение его ведения осуществляется организацией, исполняющей функции удостоверяющего центра электронной цифровой подписи (п. 5.2).

В этом нормативном акте мы встречаем определения понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Электронный документ понимается как «…документ, в котором информация представлена в электронном виде». А определение электронной цифровой подписи полностью совпадает с толкованием, предложенным в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи».

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Активное использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

4.1. Систематизация документов

 

При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа – файла — полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS и MS OFFICE, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. К средствам и методам организации хранения файлов относятся система имен файлов и система каталогов.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком дис­ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест­кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап — установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), Приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и местного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб » 1 000 Мб » 1 000 000 Кб) может уместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

4.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме

 

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

  • устойчивого электропитания;
  • резервного копирования;
  • антивирусной защиты;
  • профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача – это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания.

Вторая задача – обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе — сменных жестких дисках, дискетах, ZIP-дискетах, пишущих CD RW, и так далее.

Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

  • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
  • организацию процедуры периодического копирования.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Для создания резервных копий может быть использована стандартная программа BACKUP или внешние программы-архиваторы.

Программа BACKUP выполняет три основных функции:

  • создает архив – архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;
  • восстанавливает архив при необходимости;
  • производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.

Среди программ-архиваторов наиболее популярными являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.

Основные операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:

  • создание архива;
  • обновление архива;
  • извлечение файлов из архива.

Положительное свойство WinZip по сравнению с BACKUP – наличие режима Update – обновление с добавлением, который позволяет не только заменять в архиве старые файлы более свежими, но и одновременно добавлять в архив новые файлы, отсутствовавшие ранее.

Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

  • нелегальное программное обеспечение;
  • дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
  • документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.

Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети – отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ.

Четвертая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления.

4.3. Архивное хранение

 

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск – эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

2.Федеральный закон от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ № 2, 2002.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

4.Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.

5.Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. — № 1. – С. 43-52.

6.Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. — М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

7.Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 4-е изд., испр. – К.: О-во «Знання», КОО, 2003. – 459 с.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *